Hacks für's dezentrale Arbeiten

Wir sind nun also schon sechs Wochen im Home Office. Keine physischen Kolleg:innen, kein Schnack beim Kaffee, keine persönlichen Meetings. In diesem Sinne fassen wir heute die wichtigsten Tipps und Learnings für dezentrales Arbeiten zusammen:

1. Struktur

Eine gute Struktur ist entscheidend für produktives Arbeiten – das ist nichts Neues. Struktur wird aber im Home Office, also für verteilte Teams, noch wichtiger. Denn es fehlt die implizite Ebene der Kommunikation. Ich sehe plötzlich nicht mehr, ob die Kolleg:in sich gerade einen Kaffee holt oder doch eher hochkonzentriert vor dem Bildschirm sitzt.*

Entsprechend wichtig sind einerseits Zeitspannen, in denen Kolleg:innen bewusst für andere ansprechbar sind. Andererseits sind Zeiten wichtig, in denen man sich getrost – wie einige Kolleg:innen gerne sagen – "wegtunneln" kann. Das heißt dann so viel wie ungestört arbeiten.

Wir nutzen dafür feste Zeiten – Ruhezeiten –, in denen jede:r für sich arbeitet, ohne abgelenkt zu werden. Alles andere wird bewusst außerhalb dieser Zeiten erledigt. Slack macht das für uns automatisch. Genau so zeigt Slack uns an, wenn jemand gerade Mittagspause hat oder am Telefon ist.

Darüber hinaus schafft bei uns die Wochenplanung Struktur. Wir planen alle Tasks und Todos jeweils für eine Woche. So beschränken wir den nötigen Planungsaufwand innerhalb der Woche auf das Wesentliche. Ausnahmen sind natürlich alle fachlichen Gespräche und Abstimmungen.

2. Tools

Apropos Planung. Nichts ersetzt das passende Set an Tools. Je nach Branche, Teamgröße und Prozess können andere Lösungen genutzt werden. Die Zielsetzung ist aber immer gleich: Arbeit erleichtern.
Wenn ein Tool diesen Zweck nicht erfüllt, dann weg damit!

Für die Arbeit nutzen wir Folgendes, und sind damit ziemlich happy:

• Trello für die Planung von Aufgaben bzw. Wochen
• Slack für die interne Kommunikation
• Notion als zentrales Gehirn bzw. Knowledge Base

Alle oben genannten Tools haben wir in unseren letzten Ausgaben vorgestellt. Diese finden Sie unter helllicht.com/artikel/newsletter.

Noch eine Sache, die mir persönlich zu diesem Thema besonders am Herzen liegt. Am Ende des Tages ist das alles kein Hexenwerk. Aber: Die große Kunst in der Verwendung von Tools – ganz gleich, welche es sind – ist, die richtige Balance zwischen Struktur und Freiheit zu finden.

Ohne Vorgaben und Prozesse versinkt die Arbeit schnell im Chaos. Zu viele Prozessschritte und Regeln führen aber schnell zu unnötiger Komplexität. Als Hilfestellung zur Orientierung kann man sich fragen: "Handelt es sich um etwas Systematisches, das sich wiederholt oder geht es um etwas, mit dem ich mich im Speziellen auseinandersetzen muss?"

3. Privat ist okay

Irgendjemand hat uns beigebracht, dass wir Privates und Berufliches nicht vermischen sollen. Nehmen wir das einfach mal so hin. Aber in Home Office-Zeiten ist das schwierig, und vielleicht auch gar nicht so gut.

Wer seine berufliche Besprechung aus dem Wohnzimmer heraus führt, übertritt in diesem Moment zwangsläufig die Grenze zum Privaten. Oder teilt zumindest etwas Privates wie die eigenen vier Wände.

Ich glaube, es ist wichtig, auch eine persönliche Komponente im beruflichen Umfeld zu schaffen. Schließlich fällt der kurze Plausch am Morgen oder das Gespräch beim Kaffee holen weg. Ganz lässt sich das natürlich über digitale Medien nicht nachholen, aber hin und wieder versuchen wir es. Und empfehlen es gerne.

After Work geht nämlich auch per Zoom Call. Und irgendwie fühlt es sich dann doch nach einem Hauch Realität an. Und das tut gut.

4. 🍑 zusammenkneifen

Und manchmal, manchmal muss ich mich daran erinnern, dass das hier kein Dauerzustand ist. Ich weiß, es gibt Leute, die gerne im Home Office arbeiten. Sicher ist das dem persönlichen Typ und den aktuellen Lebensumständen zuzuschreiben.

Ich spreche mal gerade heraus und ganz persönlich. Mir fehlt der persönliche Austausch mit dem Team, mir fehlt es, sich gemeinsam über einen Erfolg zu freuen, anzustoßen. Ob nun mit Wein oder mit Kaffee. Mir fehlt es, am Montagmorgen zusammenzusitzen und in die Woche zu starten. Mir fehlen die kurzen Unterhaltungen, bevor jemand das Büro verlässt oder ins Wochenende verschwindet.

Und das kann Zoom nicht ersetzen, das kann Slack nicht ersetzen und das können auch keine anderen Tools ersetzen.
Aber wissen Sie, was das Schöne ist? Ich glaube, wir werden uns alle wieder wahnsinnig auf's Büro freuen, wenn es soweit ist. Das meine ich übrigens sehr, sehr ernst.

Wenn sich jemand so ganz und gar nicht darauf freut, dann wird es vielleicht Zeit für einen Wechsel. Wir suchen übrigens gerade: https://helllicht.com/jobs ;-)

Schluss für heute?

Nein! Eigentlich sollte diese E-Mail nach dem obenstehenden Link auf unsere Jobseite enden. "Charmante Überleitung zu unserem Call-to-Action", sagte ich. "Auf gar keinen Fall, Nicolai", sagten die Kollegen, "Du kannst doch nicht in so einer Depri-Nummer enden". Gut, stimmt wohl. Also noch ein weiterer Tipp aus dem Hause helllicht. Schließlich sagt man uns gute Stimmung und Teamgeist nach.

5. Transparenz

Wir haben in Punkt eins über die Struktur gesprochen. Bei dieser hilft übrigens Transparenz. Wir listen zum Beispiel alle Aufgaben für die aktuelle Woche auf einer kleinen internen Website (Daten kommen aus Trello) auf. So sieht jeder im Team, was die Kolleg:innen schon erledigt haben und was noch zu tun ist. Das hat drei große, nicht zu unterschätzende Effekte:

1. Man hat nicht das Gefühl, alleine gegen den Rest der Welt zu kämpfen. Schließlich arbeiten sich die anderen ja auch durch die Woche.

2. Jede:r im Team sieht, was die anderen zu tun haben. Wenn jemand etwas Leerlauf hat, weiß er oder sie direkt, wem man etwas abnehmen kann.

3. Erfolg lässt sich zusammen genießen – zumindest ein Stück weit geht das auch digital.

Gut, das war's für heute! Nachstehend eine kurze Zusammen­fassung für alle, die keine Lust hatten, alles zu lesen. Soll es ja geben.

Zusammenfassung:

1. Struktur und klare Prozesse helfen im Home Office, um sich auf das Wesentliche zu konzentrieren.

2. Die richtigen Tools machen das Leben leichter. Aber Vorsicht: nicht verkomplizieren.

3. Über Zoom oder andere Tools lässt sich mit digitalem After Work etwas für die Stimmung tun.

4. Durchhalten und dran denken: Das ist nicht für immer!

5. Transparenz über Todos, Erfolge und Ärgernisse helfen, alle an Bord zu halten.