Automatisierung von Todo-Listen

Trello Automation mit Butler – für Fans und Nerds 🤓

Heute haben wir ein Thema im Gepäck, das – ich gebe es zu – mein persönlicher Favorit ist: nämlich die Automation mittels Trello. Das klingt erstmal "Boooooooring", aber abwarten. Es kann das Leben eines Teams verändern. Oder naja, zumindest deutlich vereinfachen.

Der Prozess

Bei uns in der Agentur organisieren wir die Arbeit in Wochen. Das bedeutet, dass wir jeweils am Ende einer Woche die nächste planen. Natürlich existiert darüber hinaus auch eine langfristige Planung, aber heute beschäftigen wir uns mit der Organisation einer Woche.

Freitags werden jeweils die Aufgaben (Todos) für die nächste Woche geplant. "Wer macht was im Laufe der kommenden Woche?" ist die zentrale Frage. Innerhalb der jeweiligen Woche organisiert bei uns jeder seine Arbeit selbst. Jeder kann sich seine Zeit also frei einteilen.

Für diese Organisation nutzen wir Trello. Innerhalb von Trello legen wir dazu folgende fünf Listen (Spalten) an:

  1. Pipeline
    Hier landen Aufgaben, die weder in dieser noch in der nächsten Woche relevant sind. Man könnte die Pipeline auch "Backlog" oder "Irgendwann" nennen.

  2. Todo next week
    In dieser Liste stehen Aufgaben, die – Trommelwirbel – in der nächsten Woche relevant sein werden. Wer eine Aufgabe in der aktuellen Woche nicht erledigt, schiebt sie in die Spalte "Todo next week".

  3. Todo
    Wie der Name es vermuten lässt, stehen in dieser Liste all die Aufgaben, die in der betroffenen Woche wichtig sind.

  4. Done
    Die schönste Liste von allen. Hier landet, was bereits erledigt bzw. fertiggestellt wurde.

  5. Archive
    Das Archiv enthält Aufgaben, die in den letzten Wochen erledigt wurden. Sozusagen eine Art Protokoll.

Die Planung der Woche

Die anstehende Woche wird in Trello geplant. Für jede Aufgabe gibt es eine Karte. Jeder Karte werden durch die Zuordnung von Nutzern Zuständigkeiten erteilt. Details zum Todo können in der Beschreibung der Karte festgehalten werden.

Wichtig ist, dass jeder im Team auf einen Blick sieht, was in der Woche zu erledigen ist. So können Abgaben zuverlässig eingehalten werden.

Um sicherzugehen, dass jeder Nutzer seine Todos auch wirklich gesehen und angenommen hat, arbeiten wir mit einem Trello Power Up. Power Ups sind so etwas wie Plugins oder Erweiterungen, nur eben für Trello.

In diesem Fall arbeiten wir mit dem Power Up "Benutzerdefinierte Felder". Dieses ist öffentlich und kostenlos zugänglich. Es kann in Trello über das Menü (rechts) aktiviert werden. Dort erstellen wir ein benutzerdefiniertes Feld "Angenommen", aktivieren die Anzeige auf der Vorderseite der Karte und wählen den Typ "Kontrollkästchen".

Das Ergebnis: In den Details der Karte kann nun eine Checkbox "Angenommen" aktiviert werden. Diese wird auch in der Übersicht der Karten angezeigt.

Bei uns bedeutet das Setzen der Checkbox so viel wie: "Ich habe die Aufgabe gesehen und kümmere mich drum". So stellen wir sicher, dass nichts durchrutscht. Wenn eine Karte nicht mit einem Haken markiert wurde, wird bei der verantwortlichen Person nachgefragt.

Der Start in die Woche

Am Anfang der Woche sieht also jeder seine Aufgaben, kann diese prüfen und mit "Angenommen" markieren, wenn alles klar ist. Im Screenshot oben ist ersichtlich, dass das Todo "Bilder erstellen" nicht angenommen wurde.

In unserem Beispiel fehlte eine Information, die Bilder konnten erst in der nächsten Woche erstellt werden – daher kein "Angenommen" für diese Karte. Wie im nächsten Screenshot zu sehen ist, wird die Karte nach "Todo next week" geschoben. Denn sie ist für die aktuelle Woche nicht relevant.

Nun ist alles für die Woche klar. Ab jetzt kann sich jeder die Zeit innerhalb der Woche weitestgehend frei einteilen.

Die Woche geht zu Ende

Im Laufe der Woche passiert, was im Laufe der Woche eben so passiert. Manche nennen das Arbeit. Erledigte Aufgaben werden in die Liste "Done" verschoben.

Das hilft jedem einzelnen Teammitglied bei der Selbstorganisation und der Teamleitung bei der Planung: "Ich bekomme schnell und unkompliziert einen Überblick, wie weit die Dinge fortgeschritten sind und was noch offen ist. Dieser Überblick spart enorm viel Zeit in der Kommunikation, da nicht einzeln nachgefragt werden muss."

Gut, spulen wir also nun zum Ende der Woche vor. Dann könnten die Listen wie im folgenden Screenshot aussehen.

Nachbereitung

Am Ende der Woche liegen alle Aufgaben idealerweise in der Spalte "Done". Hier kann nun aus Sicht des Projektmanagements überprüft werden, ob es noch etwas darüber hinaus zu erledigen gibt.

Zum Beispiel, wenn Daten an einen Kunden verschickt werden sollen, eine Freigabe ansteht oder Ähnliches.

Und nun kommt die Magie der Automatisierung ins Spiel. In Trello gibt es ein Power Up mit dem Namen "Butler". Mit diesem können Arbeitsschritte automatisiert werden.

Wir haben zum Beispiel eine Automatisierung "Wochenabschluss" angelegt – im nachstehenden Screenshot liebevoll rot markiert.

Ein Klick auf diesen Button lässt nun wahre Wunder geschehen. Es werden automatisch einige Arbeitsschritte ausgeführt, die sonst manuell durchgeführt werden müssten:

  1. Alle Karten in der Liste "Done" werden nach "Archive" verschoben.
  2. Alle Karten in "Archive", die älter als 30 Tage sind, werden ausgeblendet.
  3. Alle Karten aus "Todo next week" werden nach "Todo" verschoben.

Das Board räumt sich also automatisch auf. Den Button dazu erstellen wir mit Butler:

Auf diese Weise können wir mit einem Klick das Board der aktuellen Woche aufräumen und im selben Atemzug das für die nächste Woche aufsetzen.

Für das genannte Beispiel erscheint das vielleicht nicht zwingend nötig, schließlich reden wir von wenigen Karten. Aber wenn wir uns nun vorstellen, dass ein Board ca. zehn Todos pro Woche beinhaltet und es über 15 verschiedene Boards gibt, will man das einfach nicht per Hand machen.

Außerdem wissen wir alle: Automatisierung reduziert Fehler, besonders dann, wenn bestimmte Prozesse immer in den gleichen Schritten ausgeführt werden.

Nur die Spitze des Eisbergs!

Das heutige Beispiel ist natürlich nur ein ganz, ganz, ganz, ganz kleiner Auszug aus dem, was möglich ist. Wichtig ist, zu verstehen, dass mit Trello und den richtigen Kniffen Prozesse zuverlässig aufgebaut und umgesetzt werden können.

Jeder Workflow ist anders, daher ist natürlich auch jede Lösung anders. Aber dank Unterstützung durch benutzerdefinierte Felder und Butler-Automatisierung lässt sich enorm viel Zeit sparen, Kommunikation vereinfachen und auf diese Weise mehr Planbarkeit für's Team schaffen.

Auf den Punkt:

  1. Listen wie "Todo next week", "Todo" und "Done" helfen bei der Organisation der aktuellen und der nächsten Woche.

  2. Benutzerdefinierte Felder helfen, Informationen in der Übersicht zu veranschaulichen. Der Aufbau kann individuell gestaltet werden.

  3. Arbeitsschritte wie der Abschluss einer Woche oder die Planung der nächsten Woche lassen sich dank Butler wunderbar automatisieren.

Ja, alles sehr individuell. Wissen wir. Wer Fragen zum Thema Trello und den entsprechenden Prozessen hat, kann sich gerne melden. Wir freuen uns, wenn wir helfen können. Denn wir sind überzeugte Fans.

Lust auf mehr?

In unserem Newsletter greifen wir aktuelle Themen aus dem Web auf, informieren über nützliche Tools vor und stellen neue Projekte #madebyhelllicht vor.

Newsletter abonnieren

Auch wir können auf Kekse nicht verzichten! Unsere Website nutzt Cookies. Die schmecken zwar nicht nach Schokolade, sorgen aber für ein gutes Nutzererlebnis. Weitere Informationen finden Sie auf unserer Datenschutz-Seite oder in unserem Impressum.

Wählen Sie Ihre Lieblings-Cookies

Unbedingt erforderliche Cookies

Immer aktiv

Diese Cookies sind zwingend erforderlich, damit unsere Website wie gewünscht funktioniert. Wir speichern zum Beispiel Ihre Cookie-Präferenzen in einem Cookie ;-) Genauso speichern, wenn Sie ein Overlay geschlossen haben. Wichtig zu wissen: Wir speichern keine personenbezogenen Daten in diesen Cookies, sondern nur Werte nach dem Muster 0 oder 1.

Leistungs-Cookies

Darf’s etwas mehr sein? Diese Cookies verwenden wir, um die Leistung unserer Website zu verbessern. Wir setzen Cookies, um zu verstehen wie sich Nutzer über unsere Website bewegen und welche Seiten sie aufrufen. Wir verwenden hierzu Google Analytics und Hotjar.

Cookies für Marketing-Zwecke

Marketing-Cookies nutzen wir, um mit anderen Plattformen zu kommunizieren. Wenn wir Werbung in Sozialen Netzwerken, z. B. bei Facebook, schalten, helfen sie uns, die richtigen Nutzer zu finden.