Digitales Wissensmanagement

Notion, unser zentrales Gehirn

Die heutige Ausgabe der Remote-Work-Serie widmet sich dem Thema Wissensmanagement. Dabei geht es nicht darum, angestaubte Bücher clever in meterhohe Bücherregale zu sortieren. Stattdessen zeigen wir, wie man Know-How rund um Prozesse, Tools und Projekte an einem zentralen Ort digital verwalten kann.
Schluss mit suchen, ab jetzt wird einfach gefunden!

Wissensmanagement? Mache ich mit dem Kopf!

Jep, und genau da fangen die Probleme an. Denn im Kopf helfen Informationen bekanntlich nur der Person, zu der der Kopf gehört.Und das wirft mehrere Probleme auf:

  1. Niemand im Team weiß, welche Person ein Wissen bzw. Informationen zu einem bestimmten Thema hat.
  2. Jeder, der eine entsprechende Information braucht, muss sich diese individuell von der entsprechenden Person holen.
  3. Mit jedem Mal wird das Wissen unter Umständen in mehr oder weniger stark abweichender Form wiedergegeben.

Das läuft dann etwa so ab: „Was muss ich noch mal beachten, wenn ich einen neuen Facebook-Post erstelle?“ – „Ich glaube du musst … ach oder frag lieber mal den Facebook-Fabian, der weiß das besser. Oder vielleicht Social-Sandra, die hat das auch schon mal gemacht soweit ich weiß.

Und wenn sich das Team nun nicht einmal in den gleichen Räumlichkeiten befindet, ist das Chaos perfekt. Und über Urlaube – wenn wir mal wieder welche machen – wollen wir gar nicht erst sprechen. 🤦‍♂️

Eine zentrale Knowledge Base.

Da wir selbst in der Vergangenheit durch das stetig wachsende Team vor genau diesem Problem standen, musste eine Lösung her.

Wie man das bei ordentlicher Arbeit macht, beginnt alles mit der Definition von Anforderungen. Ja, ja, ich weiß… BOOOOORING! Aber wichtig! Diese Anforderungen haben wir an unsere Knowledge Base gestellt:

  1. Sie muss zentral erreichbar sein – auch von zu Hause aus.
  2. Sie muss intuitiv bedienbar sein – wenn man schulen muss, ist es nicht intuitiv.
  3. Jeder im Team muss sich beteiligen können.
  4. Sie muss flexibel und erweiterbar sein.
  5. Sie braucht eine gute Suchfunktion.
  6. Es darf keinen „Lock-In“ geben, d.h. Daten müssen exportierbar sein.

Fündig geworden sind wir bei Notion.

Dieser verhältnismäßig junge Service kann vor allem mit schneller, intuitiver Bedienbarkeit und hoher Flexibilität punkten. Der Grund, wieso wir uns schnell verliebt haben.

Notions aufgeräumte Benutzeroberfläche kann man frei nach seinen Bedürfnissen gestalten und strukturieren. (Aus Datenschutzgründen zeigen wir nicht unser Board.)

Notion verwendet die Markdown-Syntax, eine Auszeichnungssprache, die darauf ausgelegt ist, Inhalte für das Web zu schreiben. Mit einfachen Befehlen lässt sich so z.B. mit # Headline eine Überschrift erzeugen, mit * eine Aufzählung oder mit [] ein neuer To-do-Listen-Eintrag hinzufügen. Links, Textfarben oder das aktuelle Datum? Ebenfalls kein Problem.

Über Eingabe eines / (Slash) öffnet sich ein Kontextmenü, über das schnell beliebige weitere Inhaltsblöcke hinzugefügt werden können. Durch diese Shortcuts, kombiniert mit Autovervollständigung, lassen sich im Handumdrehen neue Seiten, Checklisten, Headlines, Tabellen usw. erstellen.

Weitere praktische Funktionen sind z.B. eine Änderungshistorie, über die sich Änderungen an Einträgen jederzeit schrittweise rückgängig machen lassen. Jeder sieht dabei genau, wer im Team den jeweiligen Eintrag geändert hat.

Hilfreich ist unter anderem auch die Möglichkeit, einzelne Seiten für die Öffentlichkeit oder Gäste freizugeben, etwa wenn man einem Lieferanten die Einkaufsliste für die nächste Weihnachtsfeier schicken möchte.

Und nicht zuletzt unterstützt Notion überall Drag & Drop. Das macht es sehr leicht, Seiten neu zu verschachteln, ganze Sektionen zu markieren und neu zu strukturieren oder einfach To-do-Listen neu zu sortieren.

Praktisch: Mit dem @-Befehl können Team-Mitglieder innerhalb eines Beitrags erwähnt werden. Sie erhalten dann eine entsprechende Benachrichtigung.

Was dokumentieren?

Ein Werkzeug ist immer nur so gut, wie die Person, die es einsetzt. Und damit man die Wissensdatenbank seiner Wahl sinnvoll einsetzen kann, braucht es eine gewisse Struktur. Vor allem muss man sich aber auch darüber klar sein, was überhaupt dokumentiert werden soll.

Hier sollte man sich zunächst die Frage stellen, welche Informationen und Prozesse für jedes Team-Mitglied unbedingt erforderlich sind. Am einfachsten gelingt das, wenn man sich vorstellt, man müsste einem neuen Kollegen das Unternehmen und die täglichen Arbeitsabläufe erklären.

Beispiele: Wie richte ich den Fernzugriff auf den Firmenserver ein? Wie erstelle ich eine Facebook-Werbekampagne? Wer ist der technische Ansprechpartner für ein bestimmtes Projekt?

Wie strukturieren?

Wenn das „Was“ geklärt ist, stellt sich die Frage nach dem „Wie“. Damit ist nicht das Tool gemeint, sondern die Gruppierung und Strukturierung der Daten.

Da die Anwendungsfälle je nach Unternehmen stark variieren, lässt sich hier keine allgemeingültige Empfehlung aussprechen.
Für uns bei helllicht funktioniert eine Unterteilung auf oberster Ebene in Allgemeine Prozesse / How Tos sowie in die verschiedenen Bereiche wie z.B. Code, Design oder Marketing gut. Darüber hinaus haben wir für spezielle Themen eigene Bereiche – wie z.B. Weiterbildung oder Projekte.

In zweiter Ebene kann man dann weitere Seiten für Unterrubriken anlegen. Exemplarisch sei hier Social Media gezeigt – wo wir z.B. den allgemeinen Social Media-Prozess dokumentieren, aber auch verschiedene Formate und Ideen sowie eine Social Media-Pipeline. So haben wir alles rund um das Thema Social Media an einem Ort und immer im Blick. Kein „Wo finde ich noch mal …“ und kein „Wann geht noch mal Newsletter XY online?“ mehr.

Zahlen-Nerds? 🤓

Na klar, es gibt auch etwas für Zahlen-Nerds. Notion hat ein Konzept von „Datenbanken“. Das klingt gefährlicher, als es ist. Im Grunde handelt es sich um clevere Tabellen. In diesen können die Spalten frei definiert und verknüpft werden.

Einfache mathematische Operationen sind möglich. Darüber hinaus können „Ansichten“ gespeichert werden, also eigene Filter auf bestimmte Werte der Tabelle. Jeder Eintrag kann wiederum eine Seite sein. Die Möglichkeiten sind also endlos.

Jeder ist verantwortlich.

Damit das Ganze funktioniert, ist es wichtig, dass sich das ganze Team für die Dokumentation verantwortlich fühlt. Nur so kann sichergestellt werden, dass die Informationen vollständig und vor allem korrekt sind. Einträge sollten jeweils von einem Experten aus dem jeweiligen Bereich bzw. von der Person, die z.B. mit dem Prozess am besten vertraut ist, eingepflegt werden.

Und zuletzt ist es wichtig, dass die Informationen auch aktuell gehalten werden. Daher sollten Einträge regelmäßig auf Aktualität überprüft und bei Bedarf überarbeitet oder ergänzt werden.

Auf den Punkt:

Es gibt zahlreiche Tools für digitales Wissensmanagement. Wir selbst setzen auf Notion. Um die Organisation von Wissen sinnvoll zu betreiben, braucht es neben einem geeigneten Tool auch eine strukturierte Vorgehensweise.

  1. Zunächst überlegen, welche Informationen dokumentiert werden sollten.
  2. Eine Unterteilung nach Zuständigkeitsbereich (Social Media, Design usw.) hilft, die Informationsflut besser zu kontrollieren. => Weniger Ablenkung.
  3. Informationen innerhalb der Zuständigkeitsbereiche in verschiedene Rubriken einteilen (z.B. How-Tos, Prozesse, Anforderungslisten, Formate, Kunden usw.).
  4. Das Team involvieren. Prozesse sollten von denjenigen dokumentiert werden, die sich am besten damit auskennen.
  5. Jeder Eintrag sollte einen Hauptverantwortlichen (=Ansprechpartner) haben, auf den im Zweifelsfall auch persönlich zugegangen werden kann.
  6. Informationen aktuell halten – regelmäßig überprüfen und wenn nötig aktualisieren.

What's next? Sie haben es so gewollt: In der nächsten Ausgabe zeigt Nicolai Goschin „Trello für Fortgeschrittene“. Anbindung von anderen Services, Automatisierung, Workflows. Die Grundlagen aus der letzten Ausgabe zum Thema Trello werden also erweitert. Freuen Sie sich drauf.

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