Krieg’ das endlich organisiert!

Sag mal, wo stehen wir da gerade?

Ja, diese Frage wird gerne gestellt. Wie weit sind die Kolleg:innen gerade mit einem Task? Ist das Ding schon fertig und was genau macht eigentlich der Praktikant, wenn er nicht den imaginären Kopierer benutzt?

Klar, diese Frage können wir den Kolleg:innen einfach stellen. Kein Problem. Doch dann würden wir sie damit in ihrer Arbeit unterbrechen. Und ein konzentriertes Arbeiten ohne Unterbrechung ist – zumindest für uns – etwas Unverzichtbares.

Und da kommt Trello ins Spiel. Trello ist ein browserbasiertes Tool, das von einem Start-up entwickelt wurde und inzwischen zum Software-Riesen Atlassian gehört. Die Basisversion ist kostenlos. Ausprobieren schadet also nicht.

Trello erlaubt es einem Team, gemeinsam an einem oder mehreren Boards zu arbeiten. Hier bei helllicht verwenden wir ein Board je Projekt. Jedes Board wiederum enthält beliebig viele Listen. Die Listen können frei benannt werden. Es empfiehlt sich eine Orientierung an den klassischen Kanban-Boards. Kanban, äh Karate?

Kanban – To-do, Doing, Done!

Kanban-Boards kennen wir aus der Organisation schon länger. Bei diesen wird – ähnlich wie bei Trello – mit Listen gearbeitet. Typischerweise heißen diese „To-do“, „Doing“ und „Done“. Die jeweilige Funktion der Listen erklärt sich wohl durch den Namen. Bei Trello müssen wir uns allerdings nicht an diese Struktur halten. Wir können die Listen so anlegen und benennen, wie sie unseren Arbeitsprozess – und um diesen geht es schließlich – am treffendsten abbilden.

Da wir bei helllicht unsere Tätigkeiten wochenweise planen, benötigen wir zum Beispiel keine „Doing“-Liste. Dafür schauen wir gerne in die Zukunft. Entsprechend haben wir in jedem Projekt je eine Liste für die Aufgaben der nächsten Woche („To-do next week“) und für alles, was danach noch kommt („Pipeline“).

Kanban – To-do, Doing, Done!

In Trello entspricht also eine Karte einer Aufgabe, einem To-do, einem Task. Wie auch immer man es nennt, es ist ein Ding, das erledigt werden will.

Jede Karte kann nun einer oder auch mehreren Personen aus dem Team zugeordnet werden. Die Karte befindet sich zudem immer in einer Liste. So ist sofort für alle im Team ersichtlich, wer gerade woran arbeitet. Und auch, woran er oder sie nächste Woche arbeiten wird.

Das wird insbesondere dann wichtig, wenn es um zukünftige Timings geht: Das Telefon klingelt. „Ey, sag mal, könnt ihr da flink so ne Internet-Sache zusammenklackern?“ – ein schneller Blick ins Trello-Board: „Nächste Woche muss Philipp noch einen Newsletter schreiben, der hat keine Zeit. Aber die Woche drauf ist gut.“

Ja, schon klar, das ist etwas vereinfacht dargestellt. Aber ein strukturiertes Arbeiten mit Trello erlaubt es dem Team, einzuschätzen, woran die anderen gerade arbeiten und wie voll ihr Schreibtisch ist. Ohne sie jedes Mal direkt fragen zu müssen.

Es sind immer die Details!

Natürlich, was sollte es auch sonst sein? Also los – ein Blick auf die Details! In Trello hat jede Karte, d. h. jedes To-do, eine Detailansicht. In dieser können eine Beschreibung, eine Checkliste oder auch Dokumente hinterlegt werden.

Ein tolles Feature: Es gibt sogenannte „benutzerdefinierte Felder“. Dieses sperrige Wort erlaubt es, Karten persönlich definierte Felder hinzuzufügen. Diese Felder werden in der Detailansicht der Karte, aber auch in der Übersicht anzeigt. Bei helllicht verwenden wir diese Funktion zum Beispiel, um den Arbeitsaufwand der Tasks direkt sichtbar zu machen. Das hilft enorm bei der Planung der Woche.

Trello kann aber noch mehr: Einzelnen Karten können neben Personen zum Beispiel auch Labels oder Fristen zugeordnet werden.

Die Labels schaffen durch ihre Flexibilität eine zusätzliche Ebene der Kommunikation und Kennzeichnung. So markieren wir zum Beispiel Karten, bei denen das Feedback eines/einer Kund:in nötig ist, damit wir weiterarbeiten können. Oder wir markieren Karten, die eher den Charakter einer Information als einer zu erledigenden Aufgabe haben. Alles ist denkbar.

Auf den Punkt:

Trello ist nicht das einzige Tool am Markt und es gibt endlose Möglichkeiten der Organisation. Aber wir glauben an Trello. Und denken, dass eine gute Organisation Folgendes braucht:

1. Ein Board je Projekt
2. Eine Liste für die Zukunft, eine für die Gegenwart, eine für das Erledigte
3. Verantwortlichkeiten über Karten zuweisen – weniger Personen = besser
4. Deadlines definieren
5. Detailbeschreibung und benutzerdefinierte Felder nutzen
6. Struktur schaffen mit Labels

Ausblick: Trello für Fans.

Wir nutzen Trello schon über fünf Jahre und kennen inzwischen jeden Winkel: Automatisierung, Verknüpfung von Cloud-Speicher, API-Anbindung und Slack-Integration. Also Trello für Erwachsene.