Kommunikation im Team

Effektive Kommunikation.

Jeder kennt es: Man möchte nur kurz die Kollegin fragen, wo sie das Dokument gespeichert hat. Oder dem Kollegen Bescheid sagen, dass man mit den Änderungen fertig ist. Kein Problem, schnell über den Schreibtisch gerufen oder um die Ecke ins Nachbarbüro gelaufen. Ach ja, stimmt, der Kollege sitzt ja nicht nebenan.

Klar, man könnte zum Telefon greifen. Grundsätzlich nicht verkehrt und zudem effektiv. Aber vielleicht kocht der Kollege gerade einen Kaffee und hört das Telefon nicht. Oder die Kollegin ist in ihre Arbeit vertieft und ein Telefonat reißt sie unnötig aus dem Kontext. Oder – und nun mal alle Hand aufs Herz – jemand wäscht im Homeoffice gerade Wäsche 😇.

Unsere Lösung für das Problem: Team-Chat. Für uns ist das die Kommunikationsplattform Slack. Sie ermöglicht uns, Nachrichten zeitunabhängig ans Team oder mit einzelnen Personen zu schreiben und Dokumente auszutauschen. Und wie wir letzte Woche schon berichtet haben: Slack unterstützt auch Audio- und Video-Calls, sodass man sich im Zweifelsfall auch unkompliziert anrufen kann.

Slack bietet unterschiedliche Kanäle (Channels), in denen wir zielgerichtet und nach Kontext getrennt kommunizieren können. So kann jede:r an so vielen oder wenigen Unterhaltungen teilhaben, wie er oder sie möchte. Für jedes Projekt sowie für verschiedene interne Bereiche existiert so ein eigener Channel, über den Informationen und Dateien mit den Projektbeteiligten geteilt werden können. Ein Channel ist somit nicht nur Ort für den aktiven Austausch, sondern auch Protokoll zum Nachlesen: „Ähm, wo war noch mal der Link?“, „Wollten wir das nun rund oder eckig machen?“.

Dadurch, dass Slack uns den Online-Status aller Personen zeigt, wissen wir recht zuverlässig, wer gerade online und wer abwesend ist, z.B. beim Mittagessen.

Nur weil man online ist, heißt das natürlich nicht, dass man jederzeit aufnahmebereit für Input ist. Durch die asynchrone Natur von Chats bleibt dem Gegenüber aber zum Glück selbst überlassen, wann er antwortet.

Fokus.

Alles schön und gut, aber bei so vielen Kanälen und theoretisch unzähligen Nachrichten … Wie schaffen wir es dann, überhaupt noch produktiv zu sein? Ganz einfach: Ruhezeiten.

Wir haben uns gemeinsam im Team darauf geeinigt, zu bestimmten Zeiten am Tag die Kommunikation untereinander nur auf absolut nötige Dinge zu reduzieren. Das gilt sowohl für Slack, wie auch für Telefonate oder – in normaleren Zeiten – Gespräche „über den Schreibtisch“. So kann jede:r für sich konzentriert seinem Tageswerk nachgehen.

Damit sich auch jeder möglichst daran hält, erinnert uns der Slackbot zu von uns vordefinierten Zeiten automatisch daran, dass wir diese Ruhezeiten auch wirklich einhalten.

An dieser Stelle sei angemerkt: Auch wenn das „Zzzz“ in Kombination mit dem Begriff „Ruhezeiten“ an ein Nickerchen erinnert – es geht darum, in Ruhe zu ARBEITEN!

Nicht alle auf einmal, bitte!

Ziel einer effektiven internen Kommunikation ist es, zielgerichtet zu sein, um so nicht unnötig Aufmerksamkeit von anderen Personen zu fordern.

Dazu gibt es in Slack neben Kanälen auch noch Gruppen. Das sind bei uns z.B. Entwickler:innen, Designer:innen, das Social Media Team usw., die so über Projektkanäle hinaus über wichtige Dinge informiert werden können. Über die Erwähnung von @dev, @design, @some usw. erhalten alle Personen der jeweiligen Gruppe eine entsprechende Benachrichtigung.

So kann in einem Channel zu einem Projekt zum Beispiel geschrieben werden: „Hey @design, kann das jemand nochmal prüfen, bevor es raus geht?“ – ohne dass alle Beteiligten am Projekt direkt angesprochen werden.

Auf den Punkt:

Ziel einer effektiven internen Kommunikation ist es, zielgerichtet zu sein, um so nicht unnötig Aufmerksamkeit von anderen Personen zu fordern.

1. Ein Kanal je Projekt
2. Ruhezeiten definieren und einhalten
3. Teams/Gruppen definieren und nicht den ganzen Kanal einbeziehen
4. Telefonie, Video und Screensharing nutzen

Ausblick: Automation.

Slack bietet noch viele weitere spannende Möglichkeiten, interne Prozesse zu automatisieren und zentralisieren. Etwa, um automatisch benachrichtigt zu werden, wenn eine Website erfolgreich auf dem Server ausgerollt wurde. Aber das würde den Rahmen der heutigen Ausgabe sprengen. Darauf kommen wir später in der Serie zurück.